Presupuesto de Cambios

Uno de los elementos que pueden influir más sobre el éxito de un proyecto es la gestión de los cambios que se puedan producir durante su ejecución.

En proyectos software en los que los requisitos cambian de forma continuada, existen las llamadas metodologías Agile (XP, Scrum...), que tienden a proporcionar una mayor flexibilidad mediante el uso de iteraciones en la generación del producto final (aunque han recibido también críticas).

Desde un punto de vista más genérico, una de las primeras cosas a decidir en un proyecto es el proceso que se seguirá para gestionar los cambios. Esto incluye identificar si algo es un cambio real o no (algo que he visto más de una vez discutir entre el proveedor y el cliente), si dicho cambio es necesario o si se llevará a cabo dentro del proyecto en curso.

Las metodologías de gestión de proyectos (como Prince2) sugieren la figura de una Autoridad de Cambio, que se encargue de tomar las decisiones acerca de si se aborda o no un cambio dentro de un proyecto. Para facilitar su gestión, se crearía al inicio del proyecto una partida para este tipo de circunstancias denominada Presupuesto de Cambios.

Es importante entender que las tolerancias dadas a un proyecto (como tiempo o coste) nunca deben usarse por el jefe de proyecto para realizar un cambio solicitado en un momento dado del proyecto. Estos cambios deben seguir un proceso de aceptación (más o menos formal) y deben ser financiados con el Presupuesto de Cambios o, en caso de no ser posible, se ha de valorar cómo afecta la implantación/no implantación del cambio al Business Case, remitiendo el problema al nivel de gestión inmediatamente superior (en Prince2 es el Project Board o Junta de Proyecto).