Planificación basada en producto

A veces a uno le da vergüenza decir cosas tan triviales y evidentes como que todas las actividades de un proyecto deben ir orientadas a la consecución de los objetivos del mismo. Y digo que me da vergüenza no porque sea algo que sobre decir, sino por la cantidad de gente que se pierde en tareas superfluas e innecesarias.

Una de las técnicas que más ayudan a evitar tal abominación consiste en la planificación basada en producto. Es recomendada por metodologías como Prince2.

La idea consiste en la definición de productos, partiendo del que se obtendrá como resultado del proyecto. Un producto puede ser algo físico, un documento, algo electrónico o incluso algo intangible como un cambio de cultura empresarial o un cambio organizacional.

El primer paso consiste en generar para el producto final lo que se denomina una Descripción de Producto que incluye aspectos tan variados como su nombre, resumen, identificador (gestión de configuración), su propietario, origen (de dónde se obtiene o quién lo crea) o aspectos relacionados con su calidad como criterios, métodos y revisores.

A partir de dicho producto se genera una Estructura de Desglose de Productos donde se sitúa el producto final en la parte superior y se construye una estructura con los productos que lo forman en un árbol jerárquico. Estos productos pueden ser externos, integración de otros productos, productos simples o agrupaciones, existiendo diferentes símbolos para cada tipo.

Con unos dos niveles de profundidad en la estructura (dependerá del proyecto) se recomienda crear la descripción de los productos identificados.

Finalmente, se construye un Diagrama de Flujo de Productos que representa mediante flechas las dependencias entre los productos encontrados hasta llegar al producto final al que deben ir a parar todos los caminos.

Este proceso es iterativo pues se pueden dar situaciones como que el desarrollo del Diagrama de Flujo de Productos nos permita identificar productos adicionales. El proceso completo con sus iteraciones se da cada vez que se realiza una planificación incluyendo el plan de proyecto o el plan de las diferentes etapas del mismo.

Una vez que se dispone del Diagrama de Flujo de Productos, las flechas indican transformaciones que se deben realizar para generar un producto. Estas transformaciones se harán coincidir con actividades y así habremos evitado el problema de realizar tareas innecesarias para el éxito del proyecto.

Frente al enfoque tradicional de Estructura de Desglose de Trabajo (Work Breakdown Structure), la planificación basada en producto y la Estructura de Desglose de Productos (Product Breakdown Structure) van un paso más allá proporcionando valor a las tareas a partir de su contribución al producto final.