Hoy he decidido comentar brevemente la composición e importancia de contar con un Project Board. Echando un vistazo al glosario de Prince2 al castellano, he visto que se ha traducido el término Project Board como Junta de Proyecto.
Como lo importante no es tanto el continente como el contenido, me concedo la libertad de usar términos ingleses para Prince2 puesto que son los que aprendí en su momento.
La organización en cuanto a un proyecto en Prince2 se basa en la existencia de niveles o capas de decisión que controlan a los niveles de decisión que se encuentran bajo su responsabilidad. Así, la dirección corporativa o de programa controla al Project Board, que a su vez controla y aconseja al Project Manager, que puede controlar a los Team Managers si éstos existen (dependerá del tamaño del proyecto y de la existencia de proveedores externos).
El Project Board está formado, al menos, por tres roles que equivalen a tres dominios diferentes: el Executive (negocio), el Senior User (usuarios) y el Senior Supplier (proveedores). Otros roles pueden aparecer según el tipo y características del proyecto (por ejemplo un representante del programa o del ente financiador).
La gestión del Project Board en Prince2 es una gestión por excepción. Esto quiere decir que el Project Manager se encarga del día a día del mismo y que existen controles que permiten actuar al Project Board cuando es necesario. Algunos de estos controles son 1) la división del proyecto en etapas donde se revisa la validez del Business Case y se realiza una evaluación del proyecto ante el Project Board, 2) la asignación de tolerancias en cuanto a tiempo y coste de las etapas del proyecto, 3) informes periódicos enviados por el Project Manager ó 4) informes de excepción cuando se prevé que se superará la tolerancia asignada.
Dentro del Project Board, el Executive es el propietario del Business Case y el responsable último de tomar decisiones tales como dar luz verde al proyecto e invertir recursos en el mismo. El Senior User y el Senior Supplier actúan como representantes de sus respectivos dominios y aconsejan al Executive acerca del proyecto desde sus perspectivas.
El Senior User ha de asegurar que se proporciona toda la ayuda necesaria por parte de los usuarios a la vez que comprueba que el proyecto proporciona los resultados requeridos. El Senior Supplier responde de la capacidad de los proveedores para proporcionar los recursos adecuados y se asegura de que sus objetivos de negocio se cumplan.
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