Algunos se preguntarán, ¿por qué es tan importante tener esta información? Voy a intentar dar algunas pistas al respecto.
Lo primero que hay que entender es que el Business Case es un instrumento vivo que evoluciona a lo largo del proyecto y que se ve afectado por circunstancias internas o extenas al mismo. Debido a su contenido, debería ser el punto fundamental que haga decidir en cada etapa del proyecto si es conveniente seguir con él o si es necesario abortarlo.
Para entender mejor estas afirmaciones voy a comentar parte de su contenido brevemente en esta entrada, para completarlo en otras entradas posteriores.
El primer elemento que no debe faltar dentro del BC es el conjunto de razones que llevan a realizar el proyecto. Por ejemplo, la necesidad de gestionar mejor a los clientes debido a un conjunto de quejas en aumento o a una previsión en el aumento del número de estos. Estas razones ofrecen una base para entender por qué se sugirió el proyecto en un principio.
En segundo lugar se encuentran las opciones. ¿Qué acciones podemos tomar para atender a esa razón, problema o deseo inicial? Prince2 sugiere que siempre se considere la opción de "No hacer nada" y utilizarla como la base con que comparar el resto de opciones. En el ejemplo, ¿qué pasaría si no hiciéramos nada? ¿Se resentiría la atención a los clientes? ¿Perderíamos clientes? Frente a esta opción se plantearán todas las que se hayan considerado, indicando la elegida y el porqué de la selección. En nuestro caso podríamos plantear hacer "reingeniería de procesos", instalar un CRM comercial mediante consultoría externa, desarrollar nuestra propia solución software o una combinación de éstos.
Otro aspecto fundamental es la definición del conjunto de beneficios que se esperan del proyecto. Estos beneficios han de ser expresados en términos medibles (cuánto y cuándo) estableciendo la situación actual para poder realizar la comparación cuando finalice el plazo establecido. En el proyecto que estamos comentando algunos beneficios (no necesariamente compatibles) podrían ser "mantener el 95% de los clientes actuales (frente a un 20% estimado de pérdida si no se hace nada) durante los próximos dos años", "reducir un 30% el número de quejas a finales de año con respecto a las actuales", "incrementar los clientes totales en 10.000 manteniendo el número de reclamaciones en el porcentaje actual". Estos valores medibles o procentajes pueden incluir un margen de variación o tolerancia en el beneficio.
Los riesgos que afronta el proyecto y que pueden afectar al BC se pueden incluir también en el mismo, dejando los detalles de su resolución a otros documentos del proyecto.
Evidentemente, los elementos económicos serán fundamentales dentro del BC y, por tanto, los trataré en otra entrada.
¿Realizas un BC de todos tus proyectos?
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