Plan de revisión del resultado del proyecto

¿En qué consiste el éxito de un proyecto? Cuando he preguntado a diferentes personas cómo valoran el éxito de un proyecto, me he encontrado con muchas respuestas distintas.

Las métricas clásicas de proyectos se centran en la consecución del plan de proyecto cumpliendo los requisitos iniciales. Desde mi punto de vista, no es lo mismo validar el éxito de un proyecto con el éxito del cumplimiento del plan. Si uno se centra en valorar estos aspectos de coste/tiempo/requisitos sin mirar el cuadro completo, se puede enfrentar a problemas como continuar un proyecto que ya no tiene sentido desde un punto de vista de negocio. Por eso el énfasis que algunas metodologías de gestión de proyectos, como Prince2, ponen en el Business Case actualizado como punto de referencia para la toma de decisiones a lo largo del proyecto.

Los objetivos de negocio del proyecto deberían ser los que marcaran si el proyecto ha tenido éxito o no, mientras que las métricas tradicionales pueden servir para mejorar la gestión de los proyectos en cuanto a buenas prácticas y metodologías, ayudado por el Informe de lecciones aprendidas. Desde esta óptica, Prince2 define el Post-project review plan que me ha dado por tradudir por Plan de revisión del resultado del proyecto. Este plan se genera al finalizar el proyecto, en la etapa de cierre del mismo. El jefe de proyecto define cuándo y cómo se ha de valorar si los objetivos se han cumplido. Para ello se han de observar los beneficios que se definieron en el BC y la foto inicial que se hizo de la situación del negocio al inicio del proyecto. Este plan ha de definir también qué personas serán necesarias para realizar esta validación, cuándo y por cuánto tiempo.

Tomemos como ejemplo un proyecto de posicionamiento Web. Uno de los beneficios definidos en el BC es que el porcentaje de visitas a la página a través de buscadores incrementará un 50% y las ventas un 10% al cabo de tres meses de finalizar el proyecto. En el plan de revision del resultado del proyecto se define que se requiere a un responsable de sistemas que compruebe dentro de tres meses los datos de visitas al sitio web que provengan de buscadores y compras realizadas por estos usuarios, lo cual le llevará 4 horas aproximadamente.

Otro elemento que ha de incluirse en la revisión de los resultados es la detección de posibles problemas que se hayan producido como resultado del proyecto, hablando con los usuarios (gente de soporte, por ejemplo) del producto del mismo.

La persona responsable de la revisión de los resultados y, por tanto, de comprobar que se lleva a cabo el plan se denomina en Prince2 el Executive que equivaldría de alguna manera al Sponsor de PMI.