Tengo que reconocer que, cuando hace ya siete años dirigía mi primer proyecto en una empresa de servicios (antes ya lo había realizado en una propia), me sorprendió tener a una persona que varias veces al día me preguntaba por el estado del proyecto y me solicitaba que comprobara si había tenido en cuenta determinados aspectos en los diagramas de MS project.
Cuando meses después un compañero tuvo problemas con su primer proyecto en esa misma empresa, descubrí que, aparte de no haberle proporcionado una formación en gestión, nadie había acudido a supervisar su avance.
Esto me llevó a descubrir dos aspectos de la época de las llamadas puntocom.
El primero era que, debido a la existencia de gran número de proyectos que había que llevar a cabo de forma inmediata, la necesidad de nuevos jefes de proyecto se cubría promocionando a gente sin suficientes conocimientos o experiencia en gestión (parece ser que no había tiempo para formarles) y sin alguien que les apoyara directamente (no había gente disponible). Entiendo que los salarios crecientes y la competitividad al final de la burbuja para sobrevivir como empresas hacía aún más difícil encontrar un equilibrio en estos factores.
El segundo aspecto que aprendí fue que actuar supervisando al jefe de proyecto no es una tarea fácil y que hay que comunicar de forma muy clara la existencia y finalidad de dicha supervisión y cómo ésta contribuye en el éxito del proyecto y, por tanto, en la reputación del jefe de proyecto.
En Prince2, esta supervisión se puede localizar en el rol de Project Assurance. Dicho rol tiene una doble cara:
- Por un lado, desde un punto de vista del usuario, el proveedor y el negocio, comprueba que el jefe de proyecto está siguiendo los estándares requeridos, ajustándose al business case, realizando los pasos necesarios, comprobando la viabilidad del proyecto en cada momento entre otros aspectos (en definitiva dirigiendo el proyecto correctamente), y establece así una certeza que de otro modo se basaría en la información proporcionada por el jefe de proyecto (convertido en juez y parte).
- Por otro lado, hay que entender que la función de dicho rol NO es la de un espía que se encuentra en el proyecto para criticar el mal hacer de un jefe de proyecto. Eso es una percepción errónea. Todo lo contrario. En caso de que la persona que desarrolla dicho rol encuentre que no se está llevando a cabo alguno de los aspectos previstos, ayudará al jefe de proyecto a tenerlo en cuenta y así conseguir que el proyecto sea exitoso.
La labor de "Project Assurance" en Prince2 es responsabilidad de la Junta de Proyecto que puede delegarla en terceras personas (nunca en el jefe de Proyecto). En este caso, si surgen diferencias de opinión sobre algún aspecto del proyecto se podrían escalar.
2 comentarios:
La cuestión del quality assurance siempre me ha parecido controvertida. Tenemos el enfoque tradicional "usamericano": unos hacen las cosas como pueden o les "obligan" (sabiendo mucho o poco, despacio o deprisa…) y otros distintos controlan que todo está bien, rechazando lo malo. Luego salen los japoneses formando y responsabilizando al trabajador para aplicar el do it right first time. Al cabo de los años Toyota supera a GM. ¿Vale para todos los casos? Hmmm
Lo cierto es que la calidad es un tema que me interesa mucho (mi tesis estaba relacionada con ella) y es una parte básica del "project assurance" que comento en esta entrada.
Es cierto que el enfoque japonés con conceptos como el kaizen y los cero defectos ha tenido éxito, pero eso no exime de la necesidad de controles de calidad para evitar situaciones como la que le ocurrio a Toyota hace un par de años.
Desde luego, estoy de acuerdo en que la calidad parte de los trabajadores y que es necesario formarlos y darles la responsabilidad, pero creo que si exiges, hay que proporcionar siempre algo a cambio: cuidar el talento. El caso del empleado de Toyota que murió por demasiadas horas de trabajo es un ejemplo de lo que no se ha de hacer. El Karoshi y las depresiones es algo más común de lo normal en Japón.
Respecto a lo de si el modelo japonés vale para todos los casos, yo creo que diferentes culturas tienen diferentes valores y hay que saber adoptar criterios adaptándolas a cada situación.
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